1. Arıza kaydı: telefonda kalmasın
Teknik serviste en yaygın veri kaybı, telefonla alınan arızanın hiçbir yere yazılmamasıdır. Her bildirim — telefonla bile gelse — bir talep kaydına dönüşmelidir: kim bildirdi, hangi cihaz/lokasyon, sorun ne, ne zaman geldi. Müşterinin kendi panelinden kayıt açabilmesi bu yükü ayrıca azaltır.
2. Atama: doğru iş, doğru teknisyen
Kayıt açıldıktan sonra iş; bölge, uzmanlık ve yoğunluğa göre bir teknisyene atanmalıdır. Atama sözlü yapıldığında unutulur; sistemde yapıldığında teknisyen bildirim alır ve iş listesinde görür. Öncelik seviyesi (örn. üretimi durduran arıza) atama sırasını belirler.
3. Servis süreci: durumlar iz bırakır
"İşlemde", "keşif yapıldı", "müşteri onayı bekleniyor" gibi durum güncellemeleri hem ekibe hem müşteriye sürecin fotoğrafını verir. Durum geçmişi, sonradan çıkan "bize haber verilmedi" tartışmalarının da yanıtıdır.
4. Parça bekleme: görünmez kuyruk
Parça bekleyen işler, takip edilmezse unutulan işlerdir. "Parça bekleniyor" ayrı bir durum olarak tanımlandığında bu işler görünür bir liste oluşturur; parça geldiğinde süreç kaldığı yerden devam eder ve bekleme süresi raporlanabilir.
5. Test ve onay: kapanıştan önceki kapı
Yapılan işin test edildiği ve (gerekiyorsa) müşterinin onayladığı adım atlanmamalıdır. Test sonucunun talep üzerinde kayıtlı olması, tekrar açılan arızalarda "o gün ne yapılmıştı?" sorusunun yanıtını hazır tutar.
6. Kapanış ve ölçüm
Kapanan iş, veri üretmiş iştir: arıza tipi, çözüm süresi, bekleme nedenleri. Aylık raporlar hangi cihazların sık arızalandığını, hangi bölgenin yoğun olduğunu ve ekibin gerçek kapasitesini gösterir.
Süreci sistemleştirmek
Bu akışın tamamı İş Zamanı'nda durum akışı, atama, öncelik ve raporlarla hazırdır. Teknik servis ekiplerinin senaryosunu kullanım senaryosu sayfasında inceleyebilir, demo talep ederek kendi iş akışınıza uyarlayabilirsiniz.